Уведомление работника о начале отпуска. Сколько хранить уведомление о начале отпуска? Если работник отказывается подписывать уведомление об отпуске

Содержание
  1. Уведомление о начале отпуска: образец документа
  2. Образец уведомления о начале отпуска 2018 года
  3. Журнал уведомлений о начале отпуска
  4. Установленные сроки выдачи уведомлений о начале отпуска
  5. Форма уведомления о начале отпуска
  6. Сроки хранения уведомлений о начале отпуска
  7. Итоги
  8. Как уведомить сотрудника об отпуске
  9. Последствия невручения уведомления
  10. В каких случаях применяется?
  11. Правила оформления
  12. За сколько дней выдается?
  13. Обязательно или нет?
  14. Законодательная база
  15. Дни без сохранения заработной платы
  16. Как сообщить работнику об отпуске
  17. Внесение изменений в график отпусков
  18. Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить
  19. Когда можно обойтись без уведомления?
  20. Как составить уведомление и что в него включить?
  21. Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска
  22. Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения
  23. Уведомление о начале отпуска — образец
  24. Нужно ли уведомление о начале отпуска?
  25. За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?
  26. Образец уведомление о начале отпуска
  27. Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?
  28. Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?
  29. За сколько дней выдают уведомление об отпуске – Адвокат тут
  30. Понятие и назначение уведомления о предоставлении отпуска
  31. В каких случаях требуется уведомление
  32. Правила составления и структура
  33. Кто подписывает
  34. Правила вручения
  35. А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?
  36. Повод для спора
  37. Как уведомить?
  38. СЮРПРИЗ
  39. А как накажут?
  40. Приемлемые варианты

Уведомление о начале отпуска: образец документа

Уведомление работника о начале отпуска. Сколько хранить уведомление о начале отпуска? Если работник отказывается подписывать уведомление об отпуске

25.07.2019

Законным правом на получение регулярного оплачиваемого отпуска обладает абсолютно каждый работник нашего государства, при условии, что его трудовая деятельность осуществляется в официальном режиме. Первая возможность для ухода на отдых появляется у служащего в тот момент, когда время его работы в организации достигнет полугода.

Помимо особенностей и порядка возникновения права на отпуск, и работодателю, и поwidth=”100%”чиненному необходимо обладать и основной информацией относительно документального порядка оформления этой процедуры.

В случае игнорирования существующих правил, любая проверка в будущем сможет обнаружить имеющиеся нарушения. Это, в свою очередь, сможет послужить полноценным основанием для применения соответствующих мер наказания.

Законодательное регулирование процедуры предоставления отпуска в нашей стране осуществляется с помощью положений ТК РФ.

В статье 123 указано, что процедура оформления отдыха для служащего включает в себя и такой важный этап, как подготовка уведомления.

Его можно назвать особым кадровым документом, основная задача которого заключается в том, чтобы вовремя представить сотруднику соответствующую информацию о скором начале его отпускного периода.

Как известно, все служащие должны уходить в отпуск на основании главного документа – графика. Он составляется в конце каждого года, в него вносятся данные на следующий годовой период.

Естественно, если сотрудник, например, уходит в отпуск осенью, он может просто забыть, какие именно числа отпуска ранее указывались в графике.

Именно для этого работодатель и должен заранее предупредить своего подчиненного.

Если говорить об основных требованиях, предъявляемых к процедуре составления уведомления, сюда, прежде всего, можно отнести обязательную письменную форму данного документа. То есть никакие устные разговоры с сотрудником в этом случае не будут обладать полноценной правовой силой и не смогут заменить письменное уведомление.

Образец уведомления о начале отпуска 2018 года

Современными законодательными нормами не было установлено обязательной формы уведомления о начале отпускного периода. Следовательно, каждое предприятие вправе составить документ по своему собственному усмотрению. Нередко крупные организации заранее составляют и утверждают единый образец, который потом просто используется, в случае появления подобной необходимости.

Однако для того, чтобы документ действительно обладал необходимой правовой силой, ответственному лицу следует позаботиться о включении в него следующих сведений:

  • полная информация о предприятии. Сюда входит наименование юридического лица, в соответствии с уставными данными учреждения, сведения о руководителе, обладающем всеми необходимыми полномочиями, а также текущий адрес расположения компании;
  • индивидуальная информация относительно создаваемого уведомления – его регистрационный номер, присвоенный в соответствии с существующим порядком, а также текущая дата создания;
  • сведения о будущем отпускнике – его ФИО, наименование должности, а также структурного подразделения, в котором он осуществляет свою работу;
  • основная часть документа, в которую включают сведения о длительности отпускного периода, о дате его начала, а также иных важных аспектах.

В конце уведомления обязательно должна быть проставлена личная подпись представителя работодателя. Что же касается печати – на данном документе ее можно не ставить.

Примерный текст уведомления о начале отпускного периода может выглядеть следующим образом: «На основании статьи 123 ТК РФ, уведомляем Вас о том, что с 27 августа 2018 года Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии с заранее утвержденным графиком. Продолжительность отпускного периода составит 14 календарных дней.

Пожалуйста, подтвердите факт получения данного уведомления личной подписью и простановкой текущей даты».

После указания в уведомлении всей необходимой информации, документ всегда должен направляться самому сотруднику, для согласования. Как правило, данным вопросом всегда занимаются представители отдела кадров.

После получения такого уведомления, в случае отсутствия каких-либо возражений относительно содержания данного документа, сотрудник поставит на нем свою личную подпись.

Если же он, например, поймет, что не может направиться в отпуск в указанные даты, а желает перенести их, ему необходимо будет обратиться к своему непосредственному начальнику.

Для переноса отпускного периода потребуется еще одно заявление от подчиненного, в котором он укажет новые желаемые даты отдыха, а также непосредственные причины таких изменений.

Журнал уведомлений о начале отпуска

Каждое предприятие должно уделять необходимое внимание ведению специальных журналов учета. Как правило, туда вносится важная информация относительно различных кадровых операций, которые были произведены внутри данной организации.

Вышеуказанное правило распространяется и на уведомления о начале отпусков. Сам факт выдачи данных документов также должен быть зафиксирован в письменной форме. Для этого кадровым сотрудником заводится отдельный журнал. Внутренняя часть данного журнала делится на специальные графы. Они должны отражать следующую информацию:

  • полное наименование предприятия;
  • название документа, который был выдан сотруднику. В данном случае речь будет идти об уведомлении о начале отпускного периода;
  • дата, в которую данный документ был выдан подчиненному;
  • краткая информация относительно сведений, которые были включены в уведомление;
  • отдельное место, в котором сотрудник поставит собственную подпись. Сам факт наличия данной подписи сможет подтвердить, что подчиненному действительно был выдан на руки этот документ. В некоторых случаях, например, при появлении различных споров и конфликтов между работодателем и служащим, наличие данной подписи может стать полноценным доказательством.

Сразу следует отметить, что единой унифицированной формы для таких журналов установлено не было. Отдельный экземпляр может быть разработан в каждой организации.

Более того, кадровый сотрудник либо иное ответственное лицо сами смогут решать, какая именно информация должна быть включена в этот документ. Однако для исключения возможных ошибок и неточностей желательно найти образцы подобных документов заранее.

Сделать это можно в интернете, на любых тематических сайтах по кадровому учету и делопроизводству.

Если говорить о наиболее распространенных ошибках, которые часто совершаются работодателями в вопросах выдачи уведомлений о начале отпускного периода, к таковым можно отнести следующие:

Как видно, наиболее популярным нарушением является полное игнорирование работодателем своего обязательства относительно выдачи уведомления. Безусловно, такой недочет можно назвать достаточно серьезным. Оно может послужить главным основанием для последующего наложений санкций на организацию, включая и высокие денежные штрафы.

Установленные сроки выдачи уведомлений о начале отпуска

Законодательными нормами были установлены строгие требования относительно сроков выдачи уведомлений о начале отпускного периода. Этот срок составляет две недели до начала непосредственного отпуска подчиненного. То есть как минимум за 14 дней до ухода на отдых документ должен быть представлен сотруднику для ознакомления.

Если же подчиненный, по каким-либо причинам, отсутствует на своем рабочем месте, работодатель должен позаботиться о направлении ему уведомления иными способами, например, с помощью почтового отправления.

При этом обязательно нужно заказать дополнительную услугу – уведомление о вручении документа адресату.

В данном случае, датой вручения уведомления будет считаться тот день, в который это письмо было получено подчиненным.

У многих работодателей также возникают и некоторые вопросы относительно того, кто именно должен подписывать готовое уведомление. Данная обязанность может быть возложена на руководителя организации либо на иное уполномоченное лицо, например, его заместителя, в случае отсутствия первого.

Что же касается ознакомительной подписи – она может быть произведена исключительно самим сотрудником, которому скоро предстоит уход в отпуск. Все остальные варианты подтверждения факта получения письма не будут обладать никакой правовой силой.

Форма уведомления о начале отпуска

Как уже было сказано выше, действующими нормами не было установлено обязательной формы для уведомления о начале отпускного периода. Это означает, что каждый работодатель вправе разработать собственный образец данного документа. Делать это лучше всего на фирменном бланке учреждения, где уже содержится вся необходимая информация о юридическом лице.

Несмотря на отсутствие обязательной формы, в документ все равно всегда должны включаться основные сведения, без которых он не сможет быть признан юридически грамотным.

Если уведомление составляется не на фирменном бланке предприятия, а на пустом листе формата А4, в правом верхнем углу нужно оформить его «шапку». Туда помещаются сведения об адресате данного документа, а именно – о сотруднике, которому скоро предстоит отправиться в отпуск.

Дальше можно переходить к указанию основной информации. Сюда нужно включить следующие сведения об отпуске:

  1. Тип предоставляемого отпускного периода. В большинстве случаев, он будет являться ежегодным оплачиваемым отпуском.
  2. Дату начала данного периода отдыха, в соответствии с заранее утвержденным графиком.
  3. Точную продолжительность предоставляемого отпуска сотруднику.

Сроки хранения уведомлений о начале отпуска

Уведомление о начале отпускного периода можно отнести к внутренним кадровым документам компании, в отношении которых действующими нормами устанавливаются определенные требования относительно их последующего хранения. Стандартный срок хранения, в данном случае, составит ровно 5 лет с момента использования документа.

Как правило, хранение уведомления происходит в отделе кадров либо в отдельном архивном кабинете. После истечения вышеуказанного периода времени документ может быть уничтожен, в соответствии с установленным порядком.

Если предприятие прекращает свое функционирование еще до истечения 5-летнего периода с момента составления уведомления, все подобные документы должны быть перемещены в городской архив.

Итоги

Процедура составления уведомления о начале отпускного периода будет включать в себя следующие этапы:

  1. Сначала ответственному лицу необходимо будет собрать всю основную информацию относительно ближайших отпусков сотрудников. Вполне возможно, что примерно в одинаковые даты уйдут сразу несколько служащих. Однако здесь важно помнить, что уведомление о начале отпускного периода является индивидуальным документом, то есть оно должно быть составлено исключительно в отношении одного конкретного служащего.
  2. Далее можно приступать к формированию самого документа. Для того чтобы он был признан юридически грамотным, в него должна быть включена основная информация. Обязательно следует отметить, когда именно начнется отпускной период сотрудника, сколько он будет включать в себя дней, с какого числа закончится и т.д.
  3. Помимо этого, вся информация, указанная в уведомлении, должна быть подкреплена ссылками на соответствующие положения законодательства. Основной из них, в данном случае, будет выступать ссылка на статью 123 ТК РФ, которая регулирует порядок и правила предоставления данных документов сотрудникам. Внизу текста обязательно нужно выделить место, в котором сотрудник сможет поставить свою личную подпись, подтверждающую факт принятия документа.
  4. Заключительным этапом в процедуре составления станет простановка подписи руководителем предприятия либо иным уполномоченным лицом.

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/otpuska/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Как уведомить сотрудника об отпуске

Уведомление работника о начале отпуска. Сколько хранить уведомление о начале отпуска? Если работник отказывается подписывать уведомление об отпуске

Уход на отдых по графику отпусков.

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации.

В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

  • реквизиты предприятия;
  • исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
  • должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
  • информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
  • подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Обязательно или нет?

В ст.123 ТК РФ четко указано обо всей важности оформления данного оповещения.

Непосредственный работодатель в обязательном порядке обязан в письменном виде оповестить каждого своего наемного рабочего о периоде начала долгожданного отпуска, в четком соответствии с принятым графиком отпусков.

Законодательная база

Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.

В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.

Дни без сохранения заработной платы

Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

Однако есть и противоположная сторона.

Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

Как сообщить работнику об отпуске

Руководитель вправе выбрать любой из нижеприведенных способов для извещения работника об отпуске:

  • В отделе кадров предприятия заводится «Журнал уведомления о начале отпусков». Он должен быть прошнурован и пронумерован. Здесь будет подписью сотрудника заверяться его ознакомление с началом отпуска по графику.
  • Можно обязать сотрудников расписываться в приказе об отправке работника в отпуск, фиксируя тем самым, что человек извещен. Датой уведомления об отпуске будет числиться день, в который документ был подписан сотрудником.
  • Дату уведомления работника об отпуске можно записывать в «Графике отпусков» по предприятию. Для этого в «Графике отпусков» предусматриваются таблица, в которой регистрируется дата отпуска и место для подписи сотрудника о том, что он с ней ознакомлен.
  • В некоторых организациях практикуется письменное уведомление работника об отпуске. Такое уведомление печатается в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются ознакомившимся сотрудником. Один экземпляр выдается на руки работнику, второй подшивается в отдельную папку «Уведомление о дате отпуска» в отделе кадров.

Пример графика отпусков можно скачать , а журнала уведомлений – .

Внесение изменений в график отпусков

Несмотря на обязательность предварительного планирования будущего отдыха, законодательство разрешает официальное внесение изменений в график отпусков. Данная мера оправдана ведь невозможно спрогнозировать со стопроцентной точностью будущие потребности сотрудников и предприятия.

Предоставление отпуска не по графику может быть инициировано:

  1. Работодателем, в связи с возникшей производственной необходимостью.
  2. Работником, ввиду изменившихся личных обстоятельств.

Оформление переноса производится разными путями и напрямую зависит от того, кто является инициатором данной процедуры. Когда речь идет о том, что перенести отдых следует по настоянию нанимателя, то руководство организации издает соответствующий приказ. Для такого распоряжения понадобится четко и ясно изложить причины переноса.

Если смещение сроков или продолжительности отпускного периода инициировано сотрудником, то он собственноручно пишет заявление на перенос отпуска по графику.

В заявлении выражается просьба о предоставлении отпуска в иное время и излагается причина такого смещения. По правилам причина может быть выражена общей формулировкой «по семейным обстоятельствам» или «по личным мотивам». В заявлении обязательно проставляются новые сроки отдыха.

Любые изменения, вне зависимости от того, кто их инициировал, требуют добровольного согласия второй стороны. Если согласие получено, то на основе изданного о переносе приказа в график вносятся изменения.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда можно обойтись без уведомления?

Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок, то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. Просто подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления будет достаточно. Никакое уведомление готовить не нужно.

Как составить уведомление и что в него включить?

Унифицированной формы уведомления о времени начала отпуска не существует. Поэтому можно делать уведомление в произвольном формате. Логично указать в уведомлении:

  • реквизиты работодателя (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
  • название, дата, номер документа;
  • должность и Ф.И.О. работника;
  • дата начала и окончания отпуска;
  • общее количество дней отпуска;
  • подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
  • должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск.

Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст.

123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

  • уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
  • обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа.

А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.

27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр.

Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения.

Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

  • номер п/п;
  • дата составления;
  • регномер документа;
  • название уведомления, поясняющее его суть;
  • ФИО и должность адресата;
  • дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Уведомление об отпуске – документ, в котором отражено время начала и конца положенного по закону отдыха. Образец может быть стандартным или составленным самостоятельно, при этом к нему не предъявляется жестких требований. Главное – отразить основную информацию. Ст. 123 ТК РФ регулирует сроки вручения уведомления, а в случае их нарушения работник вправе потребовать перенести сроки.

Из статьи вы узнаете:

  • способы уведомления о начале отпуска по графику отпусков;
  • как составить образец уведомления на отпуск;
  • нужно ли письменное уведомление об отпуске и кто должен подписать образец;
  • что будет, если несвоевременно вручить уведомление об отпуске;
  • пять типичных правонарушений со стороны работодателя.

Источник: https://ark-product.ru/ochered-nasledovaniya/7275-kak-uvedomit-sotrudnika-ob-otpuske.html

Уведомление о начале отпуска — образец

Уведомление работника о начале отпуска. Сколько хранить уведомление о начале отпуска? Если работник отказывается подписывать уведомление об отпуске

Бесплатная консультация юриста по телефону:

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно.

Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале.

Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

Скачать ТК РФ

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Образец уведомление о начале отпуска

Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить.

В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия.

Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.

Скачать образец 

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника.

Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление.

В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе.

Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами.

В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

(7 4,14 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska-obrazec/

За сколько дней выдают уведомление об отпуске – Адвокат тут

Уведомление работника о начале отпуска. Сколько хранить уведомление о начале отпуска? Если работник отказывается подписывать уведомление об отпуске

Трудовым кодексом предписано обязательное уведомление работника о том, что ему предоставлен отпуск, если ранее такой отпуск не был внесен в официально принятый и утвержденный график отпусков. Каким образом должен составляться документ об уведомлении сотрудника, и что он включает в себя?

Понятие и назначение уведомления о предоставлении отпуска

Уведомление о предоставлении времени отдыха по графику для того или иного работника – это специальный документ, который оформляется работодателем в лице сотрудника кадрового подразделения для того, чтобы известить работника о конкретных сроках отпуска и количестве предоставляемых дней.

Требование о необходимости уведомления работника под роспись о том, что ему предоставляется отпуск, зафиксировано в положениях статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации.

В противном случае работник считается ненадлежаще уведомленным, что может вызвать в отношении работодателя наложение штрафа, а работник может лишиться отпуска.

То же самое может произойти, если работник не распишется на врученном ему уведомлении, так как требование о проставлении росписи указано в той же статье Трудового кодекса, что и общее требование о необходимости заблаговременного сообщения сотруднику информации о том, что ему предоставлена возможность отдохнуть.

В каких случаях требуется уведомление

Составление уведомления происходит только в тех случаях, когда речь идет о предоставлении запланированного ранее отпуска, который был включен в предварительно утвержденный график.

Но в отношении уведомления существует одна особенность – его возможно подготовить только в тех случаях, когда речь идет об отпуске с конкретно установленными датами.

Если таковых нет в графике, а указан только месяц, отпуск будет предоставляться по индивидуальному заявлению, что означает отсутствие необходимости в составлении уведомления.

Это же правило действует и в отношении тех отпусков, которые в график включены не были вообще, например, по причине составления такого графика до момента трудоустройства работника или выхода его из декрета.

Правила составления и структура

Ни один действующий нормативный акт, который на сегодняшний день осуществляет регулирование процедуры составления уведомления об отпуске за исключением сроков его составления и вручения работнику, не предоставляет правил его оформления.

Составить данный документ сотрудник кадрового подразделения и вручить его работнику, у которого ожидается отпуск, должен не менее, чем за две недели до даты начала такого отпуска.

В остальном у представителя работодателя предоставляется полная свобода относительного того, в какой форме должен быть составлен такой документ.

Нет требований и относительно того, что именно должно быть указано в тексте документа, за исключением общего срока самого отпуска в календарном исчислении, а также тех календарных дат, в рамках которых будет предоставлен такой отпуск.

По своей структуре уведомление делится на следующие части:

  • адресная часть, которая обозначает данные о том, кому именно выдается такое уведомление;
  • содержательная часть, в которой указываются необходимые сведения для признания такого уведомления действительным и соответствующим требованиям действующего законодательства;
  • часть, посвященная подписям сотрудника кадрового подразделения и самого работника, подтверждающих подлинность данного уведомления.

Что же касается правила составления уведомления, то в него должны включаться следующие сведения:

  • кому именно вручается такое уведомление (данные работника, которые позволят его идентифицировать как получателя документа);
  • сведения о том, что предоставляется ему отпуск согласно ранее составленному графику;
  • данные о том, в какие календарные даты предоставляется отпуск;
  • информация о дате составления уведомления.

Указание другой информации осуществляется по решению самого сотрудника кадрового подразделения или руководителя организации.

Составление уведомления происходит на фирменном бланке организации и осуществляется в двух экземплярах.

Кто подписывает

Подпись на данном документе может поставить как сам сотрудник кадровой службы (если он наделен такими полномочиями), так и руководитель организации или выделенного подразделения (также в том случае, если у него есть право подписи кадровых документов).

В конце уведомления формируется поле для проставления подписи работником, которая будет подтверждать факт вручения работнику данного документа, а также даты такой подписи.

Правила вручения

Так как работнику предоставляется отпуск в соответствии с графиком, об этом заблаговременно издается соответствующий приказ. Уведомление готовится на основании такого приказа. Оно выступает в качестве листа ознакомления с самим приказом, а в тексте уведомления может содержаться отсылка к идентифицирующим реквизитам приказа (дата издания и присвоенный номер).

Так как правилами статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации предписана необходимость обязательного уведомления работника о скором наступлении отпуска под роспись, то вручение уведомления должно происходить лично работнику.

В том случае, если его по каким-то причинам нет на рабочем месте и вручить лично данный документ не представляется возможным (работник находится в командировке или на больничном, о чем есть соответствующие подтверждающие документы), уведомление должно быть вручено работнику путем направления по почте в виде заказного письма с уведомлением о вручении. В этом случае сам документ по почте должен быть отправлен заранее для того, чтобы дата вручения письма (которая отражается в уведомлении о вручении) соответствовала двухнедельному сроку, который установлен Трудовым кодексом Российской Федерации для подобного оповещения.

Образец уведомления сотрудника о скором наступлении отпуска можно посмотреть здесь.

В том случае, если работник не расписался на втором экземпляре уведомления, либо направленное по почте письмо до него доставлено не было, то считается, что надлежащего уведомления не произошло.

Итогом становится то, что отпуск переносится на другие сроки, а его позиция в графике на следующий год может быть изменена.

Источник: https://advkatut.ru/za-skolko-dnej-vydajut-uvedomlenie-ob-otpuske.html

А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

Уведомление работника о начале отпуска. Сколько хранить уведомление о начале отпуска? Если работник отказывается подписывать уведомление об отпуске
К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах.

Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно — да! Проблемы обычно возникают чуть позже — когда приближается время запланированных отпусков.

Повод для спора

Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы — http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

Как уведомить?

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала[1]. Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

[…]

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

А как накажут?

Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя[2]. Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма — дисквалификация руководителя[3].

Приемлемые варианты

Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».

С. С. Щепетильникова, эксперт

Источник: https://www.profiz.ru/kr/7_2012/uvedomlenie_otpusk/

Помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: