Предприятие организовано на основании распоряжения. Оформление приказа. Ознакомление с приказом

Содержание
  1. Оформление приказов: как оформить приказ в 2020 году?
  2. Какие бывают виды приказов, порядок оформления
  3. Приказы по личному составу
  4. Приказы по административно хозяйственным вопросам
  5. Приказы по основной деятельности
  6. Реквизиты приказа
  7. Особенности оформления текстов приказов
  8. Как оформить и утвердить приказ
  9. приказов, касающихся сотрудников
  10. Ошибки при оформлении приказов
  11. Нумерация приказов
  12. Разновидности образцов
  13. Заключение
  14. Список обязательных приказов организации
  15. Перечень ежегодных приказов организации.
  16. Какие приказы необходимо обновлять ежегодно.
  17. Приказ об утверждении штатного расписания.
  18. Приказ об утверждении графика отпусков.
  19. Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год.
  20. Обязательные приказы на предприятии на начало года.
  21. Сроки хранения обязательных приказов в организации.
  22. Как правильно оформить приказ о приёме на работу
  23. Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии #делопроизводство #СЭД #ECMJ
  24. Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия
  25. Этапы издания приказов и распоряжений
  26. Инициирование издания приказа или распоряжения
  27. Ознакомление под роспись: как оформить?
  28. ПРИКАЗ
  29. Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу
  30. Ознакомление с приказом
  31. Функция и роль приказа
  32. Зачем нужна подпись работника
  33. В каких случаях используется лист ознакомления с приказом
  34. Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом
  35. На каком этапе происходит ознакомление
  36. Кто формирует лист
  37. Как составить лист ознакомления с приказом
  38. Как оформить лист
  39. Сроки и способы хранения бланка
  40. Лист ознакомления с приказом: когда и зачем издают?
  41. Зачем нужна подпись работника?
  42. Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба
  43. Какие виды приказа по основной деятельности бывают
  44. Как правильно оформить приказ
  45. Как составить шаблон приказа в MS Word

Оформление приказов: как оформить приказ в 2020 году?

Предприятие организовано на основании распоряжения. Оформление приказа. Ознакомление с приказом

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Приказы: виды и оформление

Представить работу организации без распорядительных документов, то есть приказов, невозможно. Они регламентируют все аспекты деятельности — от трудоустройства сотрудников до внедрения новых производственных линий. Их принято делить на три большие группы, речь о которых пойдет далее.

Какие бывают виды приказов, порядок оформления

Прежде чем говорить о классификации приказов, следует разобрать само понятие. Приказом считается правовой акт, издаваемый руководством субъекта предпринимательства для разрешения имеющихся задач и регуляции бизнес-процессов.

Приказы организации принято делить на три обширные группы:

Рассмотрим каждую детально.

Приказы по личному составу

Этими распорядительными документами регулируются все трудовые отношения, возникающие у работодателя с подчиненными (согласно нормам ТК РФ). Речь идет о трудоустройстве, назначении заработка, переводе, командировании, повышении, премировании, привлечении к ответственности, увольнении и так далее.

Различают такие приказы по личному составу:

Если на работу устраиваются управленцы, их замы, начальники финансового и контрольного отделов, то есть менеджеры высшего и среднего звена, приказы по ним регулируют основную деятельность, а не личный состав.

Также различают следующие классификационные виды приказов по личному составу:

  • организационные;
  • регламентные;
  • зарплатные;
  • дисциплинарные;
  • корректирующие и отменяющие.

Приказы по административно хозяйственным вопросам

Прежде чем рассматривать эту группу, следует обратить внимание, что такого понятия, как административно-хозяйственные вопросы (далее – АХВ), ни один действующий нормативный акт не содержит. С практической точки зрения, они касаются внутреннего распорядка, эксплуатации имущества, транспортного обеспечения, внутренней связи и безопасности.

Понятия приказ и распоряжение синонимичны.

Если кадровые приказы из общего массива выделить легко, то распоряжения по АХВ – нет.

Многие кадровики этого и не делают, игнорируя данную группу и относя документы к приказам, регламентирующим основную деятельность. Такой подход имеет право на существование, но только в случае малого документооборота и установленных сроков хранения бумаг менее 10 лет.

В противном случае нужно разбираться, регламентирует ли приказ АХВ. Вот чек-лист для облегчения анализа:

  • распоряжением не утверждаются и не корректируются иные нормативные акты компании;
  • в нем отсутствуют положения, регулирующих трудовые отношения с коллективом;
  • в нем не приведены персональные данные сотрудников.

Таким образом, к этой группе можно отнести:

  • приказы о допуске работников/техники на объекты;
  • об определении места для курения;
  • о переходе на электронную пропускную систему;
  • о проведении инструктажа по ГО и ЧС;
  • об охране объектов и т.д.

Исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, привести сложно.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся приказы, не вошедшие в предыдущие две группы.

Ответственными за их приготовление назначаются руководители отделов. Если случай неординарный, допускается привлечение сторонних экспертов либо коллегиальный поиск решения (специально созванной комиссией).

Данная группа приказов – самая обширная и разнообразная. Но и ее можно классифицировать. Различают такие приказы по основной деятельности:

  1. структурные (возникают в момент создания бизнес-субъекта и сопровождают ее в будущем. Отвечают на вопросы «какая структура компании», «как и с помощью чего она формируется», «будет ли расширяться», «планируются ли слияние с конкурентами» и так далее);
  2. нормативные (издаются с целью упорядочения деятельности компании; ими утверждаются локальные нормативные акты типа положений, правил и распорядков, а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.);
  3. организационные (посредством них утверждается штатное расписание, создаются отделы, созываются комиссии и так далее);
  4. надзорные (подразумеваются приказы, чье содержание связано с соответствующими задачами компании; они издаются, когда нужно провести инвентаризацию активов, провести контрольные мероприятия по ОТ, протестировать коллектив и так далее);
  5. отчетные (привычны для крупных холдингов, в которых формируется множество отчетной документации, отличной от бухгалтерской, например статистической, управленческой, финансовой, аналитической. Определяют периодичность их сдачи, ответственных лиц, обязательные сведения и так далее);
  6. финансовые (сопровождают финансовую деятельность компании, позволяют судить о ее финансовой стратегии, управлении финансовыми потоками, инвестировании);
  7. обеспечительные (регулируют материально-техническое обеспечение);
  8. информационные (регламентируют работу архива, ведение графиков, информационных баз и так далее).

В небольших компаниях со стабильной структурой превалирует первая подгруппа приказов.

Реквизиты приказа

Различают реквизиты обязательные и необязательные. Если вторые зависят от вида приказа, то первые одинаковы для всех трех. Речь идет о:

  • наименовании бизнес-субъекта;
  • наименовании распоряжения;
  • дате и месте его составления;
  • регистрационном номере;
  • заголовке и основном тексте;
  • отметке об ознакомлении сотрудника.

К слову, о последнем реквизите. Отметка может писаться от руки либо набираться на компьютере (во втором случае работник просто расписывается). В случае с электронным документооборотом с приказами по основной деятельности и АХД работников не ознакамливают.

Факультативно можно указать:

  • ответственное за исполнение приказа лицо;
  • визу согласования;
  • отметку о прикреплении к делу.

Особенности оформления текстов приказов

Головная боль кадровиков – оформление приказов. Многие из них не унифицируются законодательством. Их составление отдано в распоряжение организации. В таком случае особенности бывают следующие:

  • Текст приказа излагается от первого лица;
  • Он должен быть четко структурирован и разбит на две части: констатирующую и распорядительную;
  • управленческие решения нумеруются.

Рассмотрим каждую особенность детальнее.

Часто необходимость формулировать управленческое решение от первого лица смущает ответственных за составление приказа. Впрочем, при условии вынесения решения от единственного лица это – обычная практика оформления распорядительного документа.

Что касается частей, констатирующая содержит обоснование тех или иных действий, к которым относятся заявления подчиненных, а также другие документы (от начальника отдела, комиссии по расследованию дисциплинарных нарушений, судебной инстанции и так далее). Завершается она словом «Приказываю». После этого приводится распорядительная часть, содержащая различные действия, ответственных за них лиц и сроки исполнения.

Для облегчения восприятия управленческие решения лучше нумеровать (а не систематизировать маркерами, поскольку сослаться на них в дальнейшем невозможно).

Что касается унифицированной формы, ее имеют лишь некоторые приказы, в основном кадровые:

  • Т-1 (Т-1а) – приказ о приеме работника(ов) на работу;
  • Т-5 (Т-5а) – приказ о его(их) переводе на другую работу;
  • Т-6 (Т-6а) – о его (их) отправлении в отпуск;
  • Т-8 (Т-8а) – о расторжении с ним(ними) трудовых отношений;
  • и так далее.

Несмотря на это, пользоваться ими не обязательно.

Как оформить и утвердить приказ

Организацию работы с любым приказом можно представить, как алгоритм, включающий такие шаги:

  • Назначение ответственного.
  • Получение ответственным документа-основания.
  • Создание проекта распоряжения.
  • Его согласование.
  • Визирование распоряжения руководителем.
  • Ознакомление работника с приказом.
  • Регистрация и хранение бумаги.

Если иное не указано во внутренних нормативно-правовых актах, проставлять штампы или печати на документе уже необязательно.

В небольших компаниях приказы оформляет сам руководитель.  Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает секретарь или кадровик. Но задача может быть делегирована и другому подчиненному.

Приказ всегда издается в одном экземпляре. При необходимости делается копия.

В процессе согласование проекта приказа его изучают все руководители отделов и подразделений, связанные с его реализацией, и подписываются. На эту процедуру может уйти нескольких часов до нескольких дней.

Визировать приказ может управленец или назначенное им лицо (в приказном порядке) в случае его отсутствия на рабочем месте.

приказов, касающихся сотрудников

Поскольку трудовые отношения регламентируются жестче других, важно досконально изучить содержание кадровых приказов. Оно включает 3 компонента:

  • заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
  • содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
  • завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

Ошибки при оформлении приказов

Любой приказ составляется человеком. И никто не застрахован от ошибок. Их можно разделить на две категории:

  1. процедурные,
  2. технические.

Происхождение первых связано с нарушением процедуры издания документа. Речь идет об:

  • игнорировании требований ;
  • несоблюдение требований к форме;
  • издании приказа с учетом неправильно оформленных документов;
  • издание приказа неуполномоченными сотрудниками.

Несоблюдение требований проявляется в несоответствии приведенных условий информации из других документов (трудоустройства или увольнения – положениям трудового договора и так далее).

Формальные ошибки заключаются в использовании неподходящего бланка, отсутствии обязательных реквизитов и так далее.

Далее. Грубейшим упущением считается издание приказов на основании ненадлежащих документов, нарушающих положения нормативно-правовых актов. В таком случае они просто не имеют юридической силы (недействительны).

Издание приказа неуполномоченными лицами вообще под запретом.

Ошибки технического характера при издании приказа аналогичны техническим ошибкам (опечаткам) в трудовом договоре. До издания распоряжения этот документ надо проверить и вычитать.

Нумерация приказов

Алгоритм нумерации приказов не регламентирован. Его разработка ложится на плечи организации. Каждая по-своему подходит к процессу. Общее заключается в разделении видов приказов и начале отсчета с нового календарного периода.

Нумерация не только упорядочивает регистрацию распоряжений, но и позволяет быстро отыскать нужное.

Гиганты бизнеса самостоятельно разрабатывают нумерологическую систему, фиксируя ее локальном акте. Для нее характерны сложносоставные номера с индексами после разделительной черты или дефиса (№ 238/о или № 698-у). Встречаются и другие варианты.  Значение каждого из них должно расшифровываться в отдельной инструкции или локальном акте.

Разновидности образцов

Скачать образец кадрового приказа. Скачать образец распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Скачать образец указания по основной деятельности.

Заключение

Подытоживая написанное, следует отметить, что приказ – это локальный распорядительный акт, регламентирующий стороны деятельности субъекта хозяйствования. Поскольку она многогранна, распоряжения делятся на три вида (хотя многие кадровики считают, что на два). (14 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/prikazy-vidy-i-oformlenie.html

Список обязательных приказов организации

Предприятие организовано на основании распоряжения. Оформление приказа. Ознакомление с приказом

Каждая организация обязана издавать ряд распоряжений по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и личному составу. В статье представлены приказы, которые должны быть в организации ежегодно, образцы заполнения и сроки хранения таких документов.

Перечень ежегодных приказов организации.

С учётом приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 все распоряжения в организации подразделяются на приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу. В перечень распоряжений по личному составу, которые издаются по мере необходимости, входят:

  • приказы по вопросам приёма на работу, переводу — они относятся к организационным;
  • о наказаниях и поощрениях — такие документы относятся к дисциплинарным;
  • об отпусках, направлении в командировку — регламентные;
  • об установлении надбавок, доплат, окладов — зарплатные;
  • о премиях, поощрениях, вознаграждениях — стимулирующие;
  • вносящие изменения, дополнения, корректировки в уже изданные приказы — технические.

Ежегодные приказы в организации по административно-хозяйственным вопросам включают распоряжения, регулирующие вопросы безопасной эксплуатации зданий, сооружений, внутренней связи, транспортного обслуживания. По всем остальным вопросам выпускают ежегодные приказы по основной деятельности по предприятию. К таким распоряжениям относятся приказы:

  • об утверждении локальных нормативно-правовых актов компании. Например, положения о защите персональных данных, об оплате труда, инструкций по технике безопасности, графиков документооборота;
  • об утверждении учётной политики;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о назначении ответственных сотрудников за охрану труда, ведение табеля рабочего времени, за технику безопасности, воинского учёта и так далее;
  • об утверждении нормативов по списанию ГСМ;
  • об утверждении подотчётных лиц за выдаваемые денежные средства;
  • о создании структурных подразделений;
  • прочие приказы.

Какие приказы необходимо обновлять ежегодно.

В начале года некоторые документы нужно переоформить. В законодательстве прямо не указан перечень таких распоряжений. Но существует ряд базовых документов, которые предстоит закрыть или переиздать.

Приказ об утверждении штатного расписания.

Такой ежегодный приказ нужно издать к началу нового календарного года в случае, если компания при его утверждении ограничила срок действия штатки. Например, период действия штатного расписания ограничен сроком в один год.

Приказ об утверждении графика отпусков.

В обязательные приказы в организации на начало года входит распоряжение об утверждении графика отпусков, его утверждают за две недели до начала нового календарного года. Например, в 2019 году перед новым 2020 годом приказ издавался не позднее 17.12.2019.

Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год.

В обязательные приказы на предприятии на начало года входит приказ о создании номенклатуры дел, её вводят в действие с января каждого текущего года. В этом году подготовить такое распоряжение необходимо было к началу 2020 года, далее – к началу 2021 года.

Обязательные приказы на предприятии на начало года.

Ни один документ в организации не создают без соответствующего распоряжения руководителя. Список ежегодных приказов по организации соответствует списку распорядительной документации, которую оформляют ежегодно по мере необходимости.

Так, к началу года кадровику необходимо провести проверку многих документов, обратить особое внимание на приказы по утверждению штатного расписания, графика отпусков, номенклатуры дел.

Важно проконтролировать вопрос об утверждении учётной политики на новый календарный год.

Сроки хранения обязательных приказов в организации.

Обязательные приказы по основной деятельности в организации хранят постоянно. К таким распоряжениям относятся приказы о распределении обязанностей между руководителями, о введении в действие нормативно-правовых актов, по отдельным вопросам организации управленческой деятельности.

Постоянно хранить нужно приказы о внесении изменений в штатное расписание, о регулировании и обеспечении финансирования деятельности компании, реализации спецпрограмм, проведении внеплановых проверок, проведении плановых и внеплановых тематических курсов, формировании совещательных органов и так далее.

Обязательные приказы в организации по личному составу хранят на протяжении 75 лет. К таким распорядительным документам относятся приказы о распределении, приёме, перемещении, учёте кадров, о замещении вакантных должностей, сокращении работников.

На протяжении 75 лет нужно хранить приказы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок, доплат, о предоставлении отпусков по уходу за ребёнком, об отстранении от работы, временном возобновлении обязанностей, об аттестационных и квалификационных комиссиях, о проведении аттестации.

Приказы о поощрениях работников, о материальной помощи, направлении работников в длительную служебную командировку и в длительную командировку с вредными условиями труда хранят также на протяжении 75 лет.

В течение 5 лет нужно хранить распорядительные документы о направлении работников в краткосрочные командировки, об отпусках, взысканиях, дежурствах, а также распорядительную документацию по административно-хозяйственным вопросам.

Как правильно оформить приказ о приёме на работу

При подготовке распоряжения можно опираться на типовой шаблон приказа о приёме на работу, даже если вы планируете составить приказ в индивидуальной форме. В акт нужно внести следующие данные:

  • наименование работодателя в соответствии с правоустанавливающими документами;
  • код по ОКПО, полученный при регистрации (его можно уточнить в выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) или получить онлайн на сайте налоговой инспекции);
  • уникальный порядковый номер приказа;
  • дату составления документа — день издания распоряжения (приказ нельзя датировать ранее, чем был заключён трудовой договор);
  • дату приёма на работу — день, когда работник приступает к выполнению должностных обязанностей;
  • дату расторжения трудового договора, если он срочный (указывается конкретное число или событие, при наступлении которого специалист освобождается от выполнения должностных обязанностей);
  • табельный номер, который присвоен при оформлении сотрудника в штат фирмы;
  • фамилию, имя и отчество специалиста (дублируются сведения из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность);
  • структурное подразделение, если вы ранее указывали его в трудовом договоре, должность (специальность или профессия), которая отражена в штатном расписании;
  • информацию о характере трудовой деятельности: разъездной, в пути и т.д., условия трудоустройства: на время отсутствия постоянного работника, по совместительству и т.д.;
  • оклад или тарифную ставку в фиксированном размере (если вы принимаете совместителя или сотрудника на неполный день, в поле с условиями приёма на работу дополнительно указывается: “Оплата согласно отработанному количеству часов”);
  • условия об испытании — по общему правилу срок не может быть больше трёх месяцев для рядовых работников и шести месяцев для руководителей и бухгалтеров;
  • основания для издания приказа (в этом поле нужно ссылаться только на трудовой договор, заявление о приёме на работу, а не на докладные записки).

Внимательно проверяйте соглашение на наличие ошибок. Если вы заполняете его от руки, используйте ручку с чернилами, которые не выцветают, не растекаются. В противном случае при хранении документ может прийти в негодное состояние, поэтому придётся делать его дубликат.

Если вы принимаете на работу нескольких человек, можете заполнить распоряжение сразу на всех. Но учитывайте, что при подписании документа сотрудники увидят тарифную ставку друг друга, длительность испытательного срока и прочую информацию, которая относится к персональным данным.

Скачать пример приказа о приёме на работу.docx

°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•

Если вам полезен этот материал, поставьте, пожалуйста, лайк.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/progressive/spisok-obiazatelnyh-prikazov-organizacii-5ecaca710d590b68ff572870

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Предприятие организовано на основании распоряжения. Оформление приказа. Ознакомление с приказом

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

  • совершенствование организационной структуры предприятия;
  • выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;
  • обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;
  • утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

1.

На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений.

В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3:

  1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
  2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
  3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
  4. Согласование проекта документа.
  5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
  6. Подписание приказа или распоряжения.
  7. Регистрация приказа или распоряжения.
  8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

  • на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
  • по поручению руководства предприятия;
  • по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Prikaz-i-rasporjazhenie-procedura-izdanija-na-predprijatii.aspx

Ознакомление под роспись: как оформить?

Предприятие организовано на основании распоряжения. Оформление приказа. Ознакомление с приказом

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

Бусидо

В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».

Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:

1. Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф.

3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов.

Далее рассмотрим, как оформляется отметка об ознакомлении в различных видах документов.

ПРИКАЗ

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:

1) по личному составу;

2) по административно-хозяйственной деятельности;

3) по основной деятельности.

Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).

Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.

Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.

Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст.

193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):

•наименование документа;

•место составления;

•дату составления;

•должность, Ф.И.О. работника;

•наименование организации-работодателя;

•должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);

•номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;

•личные подписи свидетелей.

Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности

Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов – лиц, которые в нем упомянуты.

Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.

*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2017/oformit_oznakomlenie/

Ознакомление с приказом

Предприятие организовано на основании распоряжения. Оформление приказа. Ознакомление с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с приказом .docСкачать образец листа ознакомления с приказом .doc

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

  • о назначении на должность;
  • о проведении аттестации сотрудников;
  • о переводе на другую работу;
  • об отпуске;
  • об индексации заработной платы;
  • о возложении обязанностей и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

>Лист ознакомления с приказом: инструкция и образец

Лист ознакомления с приказом: когда и зачем издают?

В соответствии с Трудовым законодательством руководитель предприятия обязан довести информацию, которая содержится в локальном нормативном документе, до каждого работника, которого так или иначе коснется приказ. Это нужно для своевременного исполнения содержащихся в этом документе распоряжений. Не менее важно получить подтверждение, которое будет означать, что все заинтересованные лица ознакомились с локальным актом.

Если речь идет об одном или двух-трех сотрудниках, то свои подписи они оставляют непосредственно на листе с приказом. Но как быть, если распоряжение касается большого количества людей?

С этой целью разрабатывается отдельный лист ознакомления с приказом – его образец издается в одном экземпляре.

Документ позволяет письменно зафиксировать тот факт, что человек прочитал приказ, ему понятно его содержание и самое главное – он с ним согласен.

Подобная процедура необходима в том случае, если распоряжение касается большого количества сотрудников, например, при издании приказа по технике безопасности или по назначению смен.

С примерами бланков и правилами их заполнения вы сможете подробно познакомиться здесь: Бланки и образцы документов, инструкция по их заполнению и скриншоты образцов.

Зачем нужна подпись работника?

Трудовые взаимоотношения работодателя и работника опираются на законодательную базу. При этом устные договоренности никакой юридической силы не имеют. Для руководителя лист ознакомления с приказом – доказательство того, что с распоряжением, как того и требует закон, были своевременно ознакомлены все заинтересованные лица.

Такой документ может пригодиться при разрешении трудовых споров. Образец приказа с ознакомлением под роспись вправе затребовать представители трудовой инспекции. Отсутствие автографа будет квалифицироваться как факт того, что конкретный сотрудник не был проинформирован о распоряжении. Нерадивый работник может воспользоваться этим и уклониться от исполнения приказа.

И напротив, если в листе ознакомления с положением есть образец подписи работника, тому не удастся объяснить причину невыполнения необходимых действий незнанием текста приказа.

Не знаете, как составить приказ с соблюдением всех законодательных норм? Читайте статью Форма Т-1 и Т-1а. Приказ о приеме на работу. Правила заполнения.

Важные нюансы:

  1. Проставляя подпись, сотрудник должен точно указать дату – это поможет доказать, что ознакомление с распоряжением произошло своевременно.
  2. Если в момент подписания приказа работник отсутствует, например, находится на больничном, приложение к приказу об ознакомлении с документами надо дать подписать ему в первый день возвращения.
  3. В списке, который фигурирует в листе ознакомления с приказом, должны быть подписи всех заинтересованных сотрудников. Подделывать чью-то подпись недопустимо – это грозит уголовной ответственностью.
  4. Если кто-то из персонала отказывается поставить свой автограф, нужно составить соответствующий акт. Помимо руководителя в нем должны расписаться два свидетеля.

Унифицированная форма бланка ознакомления с приказом отсутствует. Поэтому у работодателей есть право разработать свою версию документа. По сути, это просто таблица, количество горизонтальных столбцов в которой соответствует числу работников, для которых обязательно ознакомление с приказом под роспись – образец каждой из них необходимо проставить напротив соответствующей фамилии.

Формат листа ознакомления схож с графиком отпусков (образец ниже).

Если штат на предприятии большой, а ознакомить с приказом нужно практически всех, может потребоваться несколько листов: их нужно скрепить вместе, пронумеровав каждый из них.

Вертикальные столбцы должны включать все необходимые реквизиты:

  • порядковый номер работника,
  • ФИО сотрудника,
  • его должность,
  • при необходимости – название подразделения, в котором он работает,
  • дату ознакомления с распоряжением,
  • подпись сотрудника.

Допустим и вариант всего из двух столбцов: в первом указываются ФИО работника, во втором каждый сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», под записью – роспись и дата, образец такого документа ниже:

Лист ознакомления с приказом №43 «О технике безопасности при работе на высоте»

Приказ доведёнФИО, подпись
С приказом ознакомленОгарков С. П.
С приказом ознакомленТарасенко В. Т.
С приказом ознакомленВавилова С. Л.
С приказом ознакомленКомаров А. Е.
С приказом ознакомленПротасов П. Е.

В шапке документа необходимо указать:

  • полное название организации,
  • название нормативного документа,
  • номер и краткую суть распоряжения,
  • дату издания приказа.

Задачи по составлению листа ознакомления с приказом и его заполнению обычно возлагают на кадрового специалиста — штатного или на аутсорсе.

Документ распечатывают в одном экземпляре на листе формата А4, при желании можно использовать фирменный бланк организации. Допускается заполнение как на компьютере, так и от руки. Главное условие – все подписи должны быть оригинальными.

Заверять документ печатью нет необходимости. Заключительная часть – регистрация документа в Журнале учета внутренних актов.

Источник: https://prioritetspb.ru/2019/12/oznakomlenie-s-prikazom/

Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба

Предприятие организовано на основании распоряжения. Оформление приказа. Ознакомление с приказом
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.

Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений.

Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

 

  • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
 

  • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;
     
  • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;
     
  • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
     
  • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
     
  • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
     
  • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
     
  • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах.

Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

  • эмблема или логотип – если есть;
     
  • название организации.

    Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;
     

  • вид документа;
     
  • место составления или издания.

    Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;
     

  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится.

    Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;
     

  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;
     
  • заголовок к тексту.

    Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;
     

  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ.

    В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;
     

  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

    При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__).

В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
 

  1. Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
  2. Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
  3. Ограничение доступа.
  4. Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д.

Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.

В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3.

Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Количество показов: 23054

Источник: https://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/

Помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: