Формы первичных учетных документов в году. С изменениями и дополнениями от. Инструменты для трансформации данных

Содержание
  1. Формы первичных учетных документов
  2. Является ли первичкой счет-фактура
  3. Является ли первичкой договор
  4. Требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов
  5. Какие унифицированные формы первичных документов обязательны после 1 января 2013 года
  6. Первичные учетные документы: форма имеет значение
  7. Для чего нужны первичные учетные документы
  8. Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов
  9. Первичная документация в бухгалтерии: что такое, правила заполнения, виды первичной документации
  10. Что такое первичная документация в бухгалтерии?
  11. Виды первичных документов
  12. Правила заполнения первичной документации
  13. первичных документов
  14. Учётные регистры для первичных документов
  15. Порядок внесения исправления в первичные документы
  16. Срок хранения первичных документов
  17. Заключение
  18. Первичные бухгалтерские документы: перечень
  19. Обязательные реквизиты первичного документа
  20. Формы первичных документов
  21. Документы по учету торговых операций
  22. Документы по учету основных средств
  23. Кассовая первичка
  24. Унифицированные первичные документы
  25. Обязательные формы унифицированных документов
  26. Альбомы унифицированной первичной документации
  27. Ответственность за ненадлежащее ведение первичной документации

Формы первичных учетных документов

Формы первичных учетных документов в году. С изменениями и дополнениями от. Инструменты для трансформации данных

Первичным документом принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки, связанные с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская “первичка”, так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие “первичный учетный документ”, (статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

В этой норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания.

Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

В пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской “первички”. Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов. Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную:

  • во вводной части бухгалтерской “первички” должны быть указаны: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ;
  • в содержательной части отражается суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и приводятся соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.);
  • в заключительной части отражаются данные ответственного лица (наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события). Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

Является ли первичкой счет-фактура

Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ), т.е. цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской “первички”. Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета.

Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

В то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг).

Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к “первичке” не относится.

Является ли первичкой договор

Договор также не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст.

5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом.

Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации.

В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги).

Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина России от 21.01.19 № 07-04-09/2654.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве “первички”.

Требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов

В части 4 статьи 9 нового Закона о бухучете нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов. Но это не означает что:

  • такие формы больше нельзя использовать;
  • все унифицированные формы стали необязательными.

Теперь организации могут сами разрабатывать некоторые формы первички, но это еще надо делать правильно.

Теперь можно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политике, а можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы. Подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

Какие унифицированные формы первичных документов обязательны после 1 января 2013 года

Есть формы документов, которые должны применяться независимо от того, что сказано в новом Законе о бухучете, так как эти документы утверждались не с целью реализации закона о бухучете, а для реализации других нормативно-правовых актов, которые продолжают действовать. К таки документам относятся:

  1. Кассовые и банковские документы, т.к. обязательность унифицированных форм предписана Центробанком, поэтому (согласно Порядку ведения кассовых операций) их необходимо составлять по следующим унифицированным формам:
    • приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-1 и КО-2);
    • кассовой книги (форма № КО-4);
    • книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
    • расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49);
    • платежной ведомости (форма № Т-53).
  2. Документы по учету труда и его оплаты, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в целях реализации положений Трудового кодекса РФ, а его требования обязательны для любых организаций.

  3. Документы для безналичных расчетов

Источник: https://yuridicheskaya-konsultaciya.ru/zakoni/zakon_o_bukhgalterskom_uchete-402-fz-formy_pervichnykh_uchetnykh_dokumentov.html

Первичные учетные документы: форма имеет значение

Формы первичных учетных документов в году. С изменениями и дополнениями от. Инструменты для трансформации данных

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов.

То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней».

Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов.

Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления.

Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9).

При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика.

То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

  • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
  • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

  • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее.

Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

  • использование унифицированных форм первичных документов;
  • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
  • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе.

При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата).

Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

  • полностью самостоятельно разработанная форма;
  • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации.

Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен

Источник: http://buh-aktiv.ru/pervichnye-uchetnye-dokumenty-forma-imeet-znachenie/

Первичная документация в бухгалтерии: что такое, правила заполнения, виды первичной документации

Формы первичных учетных документов в году. С изменениями и дополнениями от. Инструменты для трансформации данных

Последнее обновление: 09.01.2020

Каждое предприятие обязано вести бухгалтерский учёт. Это нужно для верного налогообложения и отчёта перед контролирующими органами. Вся информация о хозяйственной деятельности собирается, анализируется, обрабатывается и предоставляется в ФНС и фонды. Верная отчётность невозможна без первичной документации.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Необходимо понять, первичная документация в бухгалтерии что это такое? Это документы, подтверждающие проведение сделок с юридическим лицом, принёсших какой-либо финансовый эффект – прибыль или убыток. Например, факт отгрузки товаров или услуг подтверждается накладной.

Это своего рода, справки, которые необходимые налоговикам для проверки правильности расчётов по налогам. Они проверяются, на основании полученных сведений инспекторы составляют акт о выявленных и не выявленных нарушениях.

Первичная документация в бухгалтерии служит основанием для отражения хозяйственной операции в учете

Обратите внимание! Не допускается оформление первичных бухгалтерских документов «задним числом». Они должны создаваться в тот же день, когда происходит операция.

Допускается их оформление в момент окончания сделки, но не через несколько дней. Это нарушение, за которое придётся ответить.

Виды первичных документов

Всю «первичку» можно разделить на несколько групп по различным классификационным признакам. Это:

  • По назначению. В этом разделе выделяют: распорядительные (доверенности, платёжки), исполнительные (ведомости, акты), бухгалтерского оформления (ведомости о выплате зарплаты, справки, расчётные листки), комбинированные (РКО и ПКО, авансовые отчёты). Отдельной группой идут бланки строгой отчётности – это книжки с квитанциями, прочее. Не каждое предприятие обязано иметь БСО, но если они присутствуют и ими пользуются, нужно вести строгий их учёт;
  • По объёму тех сведений, которые содержатся в документе. Сюда входят простые первичные и сводные первичные. Это кассовая документация и кассовые отчёты. Последние формируются на основании первых;
  • По тому, как документ отражает финансовую операцию. Здесь разовые и накопительные;
  • По месту составления – внутренние (они оформляются внутри предприятия) и внешние (получаемые от контрагентов).

Классификация первичных бухгалтерских документов

В зависимости от объёмов хозяйственной деятельности, организация пользуется практические всеми указанными документами. Все операции происходят в 3 этапа, и на каждом из них оформляются своя документация:

  1. Стороны договариваются о сделке. На данном этапе происходит подписание договора, выставляется счёт на оплату.
  2. Происходит оплата. В банк направляется платёжное поручение, контрагент получает выписку из расчётного счёта, подтверждающую оплату. Если происходит расчёт с помощью наличных средств, то формируется РКО или БСО.
  3. Отгрузка. Формируется накладная и счёт-фактура (если поставщик применяет УСН, то последний документ он не оформляет).

Пример первичных бухгалтерских документов при отгрузке товара

Когда придёт время камеральной или выездной проверки, эта документация должна быть вся представлена инспекторам.

Правила заполнения первичной документации

Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:

  • В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
  • Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
  • «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
  • Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
  • Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.

Обратите внимание! За неправильное заполнение документации на предприятие может быть наложен административный штраф. К наказанию также будет привлечено ответственное лицо.

Правила заполнения первичной бухгалтерской документации установлены законодательно

первичных документов

При оформлении «первички» нужно указывать следующую информацию:

  • реквизиты налогоплательщика;
  • дату оформления;
  • порядковый номер;
  • полное и сокращённое название налогоплательщика;
  • если оформляется документ для расчётов с контрагентом, то нужно указать реквизиты банковской организации – название, расчётный и корреспондирующий счёт, БИК, ИНН, код и назначение платежа;
  • название хозяйственной операции, количественное и денежное её выражение;
  • данные о лицах, имеющих право оформить и подписать данный документ – полностью ФИО и должность;
  • подпись каждого ответственного лица;
  • оттиск печати или штампа.

При необходимости, контролирующие органы могут запросить подтверждение информации у контрагента, поэтому его данные также должны быть прописаны на документе. Но это правило касается только той документации, которая подтверждает отгрузку товаров или исполнение работ в пользу третьего лица.

В акте должны быть указаны данные обеих сторон хозоперации

Учётные регистры для первичных документов

Бухгалтерия должна проводить обработку первичной документации. Для этого каждый оформленный первичный документ должен быть поставлен на учёт. Если бухгалтерия ведётся в автоматическом режиме с помощью компьютерной программы, регистры формируются сразу же, как только ответственный сотрудник «проведёт» документ.

Если же учёт ведётся вручную, то должны быть журналы учёта по каждому виду оформляемой документации. Кроме того, регистры оформляются в виде сводных таблиц, которые должны быть оформлены по установленным требованиям. Их нужно выполнять, чтобы не запутаться в количестве справок, ведомостей и накладных.

Учетные регистры позволяют систематизировать первичную документацию и не потеряться в ее количестве

Существует классификация регистров:

  • по назначению. В данной группе выделяют хронологические (формируются по мере того, как оформляется «первичка») и систематические (документы записываются по их классифицирующим признакам). В идеале, на каждом предприятии должны формироваться синхронические регистры – совокупность хронологических и систематических;
  • по обобщению данных. Здесь выделяют интегрированные (признак формирования от частного к общему) и дифференцированные (наоборот, от общего к частному);
  • по внешнему виду. Выделяют карточки, книжки, электронные носители.

Обратите внимание! Налоговики не проверяют правильность регистров, но их верное оформление значительно упрощает учёт и предотвращает ошибки в отчётах, которые могут привести к штрафным санкциям.

Порядок внесения исправления в первичные документы

При ручном заполнении бланков иногда допускаются ошибки. Их нужно правильно исправить. Для этого:

  • Зачеркнуть ошибочно внесённые данные, рядом прописать верные. Чтобы проверяющие органы не придрались к ошибке, нужно сделать запись «исправленному верить», рядом поставить календарную дату и подпись человека, который внёс изменения;
  • Сделать дополнительные записи. Например, если итоги проведённых сделок оказались выше, чем те, что прописаны в исправленных документах;
  • Провести сторнирование. Это означает, что нужно сделать запись красной пастой – неверные данные зачеркнуть, верные прописать рядом.

Обратите внимание! Нельзя использовать корректор. Исправление ошибок происходит в строго установленном порядке. Если налоговики обнаружат исправление корректором, они его не примут во внимание.

Порядок внесения исправления в первичные документы

Срок хранения первичных документов

Каждое юридическое лицо или предприниматель обязаны хранить документы, касающиеся их хозяйственной деятельности, у себя. Существуют сроки хранения, которые нужно соблюдать. Все документы должны храниться не менее 5 лет. Это связано с тем, что проверяющие органы, в частности ФНС, осуществляют проверку каждые 3 года.

Проверенные бумаги убирают в свой архив, но в доступное место. По истечении срока хранения, руководство компании должно действовать так:

  • Создать специальную комиссию из руководителей подразделений и других ответственных лиц. Это делается приказом по предприятию;
  • Потом отдельно издаётся приказ об уничтожении документации, которая хранится уже более 5 лет;
  • Документы не выкидываются, а сжигаются или пропускаются через измельчитель;
  • Вся уничтожаемая документация должна быть внесена в специальный реестр, на основании которого составляется акт;
  • Он подписывается всеми ответственными лицами.

Обратите внимание! Теперь акт должен храниться у хозяйствующего субъекта. Срок хранения – до 75 лет.

Законодательно прописан отдельный срок хранения для документов, связанных с начислением заработной платы, уплаты по ней налогов и отчислений в ПФР – не менее 75 лет. Но хранить их можно не у себя на предприятии, а в архиве муниципального образования. Порядок действий примерно такой же, как при уничтожении:

  • создаётся комиссия по приказу;
  • бумаги переписываются в отдельный реестр;
  • потом их увозят, работник архива выдаёт документ о принятии;
  • составляется акт.

За нарушение сроков предусмотрена ответственность.

Заключение

Без правильного ведения первичного учёта невозможен полноценный бухгалтерский и налоговый учёт. За нарушение правил предусмотрена ответственность в виде штрафа.

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/pervichnaya-dokumentaciya-v-buhgalterii/

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Формы первичных учетных документов в году. С изменениями и дополнениями от. Инструменты для трансформации данных

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Унифицированные первичные документы

Формы первичных учетных документов в году. С изменениями и дополнениями от. Инструменты для трансформации данных

До 1 января 2013 года для оформления бухгалтерских операций использовались исключительно унифицированные формы первичной документации.

Определение 1

Унифицированный документ – это специально разработанная типовая форма первичного документа, применяемая для оформления однородных операций любыми организациями вне зависимости от сферы деятельности или организационно-правовой формы.

Применение унифицированных документов способствовало: во-первых, стандартизации первичного учета; во-вторых, выработке оптимальных форм первичной документации; в-третьих, сокращению времени на обработку документов различными организациями.

Фактически отказ от унифицированной первичной документации представляет собой шаг назад в совершенствовании учетного процесса, поскольку такая документация устанавливала и закрепляла единые требования к документальному оформлению финансово-хозяйственной деятельности организаций, систематизировала учетные процессы, а также способствовала регулярному обновлению состава документации.

  • Курсовая работа 480 руб.
  • Реферат 260 руб.
  • Контрольная работа 250 руб.

В период обязательного применения унифицированной первичной документации свободные формы первичных документов можно было использовать только в том случае, если для оформления определенных операций не было предусмотрено унифицированных форм.

В настоящее время применение унифицированных форм не обязательно, поэтому организации могут, исходя из собственных потребностей, организовать документооборот следующим образом:

  • во-первых, продолжать применять унифицированные документы, что существенно экономит время и средства по сравнению с отказом от них. В этом случае соответствующую запись нужно сделать в учетной политике организации либо в отдельном распорядительном документе;
  • во-вторых, модифицировать унифицированные документы с учетом потребностей организации и утвердить их в качестве приложения к учетной политике;
  • в-третьих, разработать собственные формы первичных документов и утвердить их в качестве приложения к учетной политике.

Замечание 1

При разработке собственных или модификации унифицированных форм документов необходимо сохранять содержание документа, а также все обязательные реквизиты, установленные законодательством.

Обязательные формы унифицированных документов

Не смотря на то, что большая часть унифицированных форм первичных документов носит рекомендательный характер, некоторые из них все еще являются обязательными к применению.

К числу обязательных к применению форм первичной учетной унифицированной документации относятся: во-первых, первичные кассовые документы, представленные в альбоме унифицированных форм, утвержденном в 1998 году; во-вторых, бланк транспортной накладной, утвержденный как приложение к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Однако в данном случае имеется разъяснения, утверждающие, что данный бланк может быть заменен другим.

Таким образом, фактически на сегодняшний день только кассовые унифицированные формы документов действительно обязательны к применению.

Альбомы унифицированной первичной документации

Бланки унифицированных форм первичной документации сгруппированы в соответствующие тематические альбомы, в состав которых входят:

  • альбом по учету кассовых операций, в котором утверждены формы приходного и расходного кассового ордера, журнала их регистрации, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
  • альбом по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в котором утверждены формы
  • альбом по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, в котором утверждены формы актов (о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение, возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, зачистке бурта, уценке товарно-материальных ценностей и прочее), весовой ведомости, партионной карты и прочих документов по движению продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
  • альбом по учету торговых операций, в котором утверждены формы актов (о приемке товаров, в том числе поступивших без документов поставщика, об установлении расхождений, об оприходовании тары, о завесе тары), товарного ярлыка, спецификации, товарной накладной и прочего;
  • альбом по учету операций в общественном питании, в котором утверждены формы плана-меню, калькуляционной карточки, требования в кладовую, накладной на отпуск товаров, закупочного акта, дневного заборного листа, акта о реализации и отпуске изделий кухни и прочее;
  • альбом по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, в котором утверждены формы актов (о приемке выполненных работ, сдаче в эксплуатацию временного сооружения, разборке временных нетитульных сооружений и так далее), общего журнала работ, справки о стоимости выполненных работ и затрат и прочее.

Помимо форм унифицированных документов альбомы содержат основную информацию, разъясняющую порядок заполнения данных форм.

В дополнение к альбомам унифицированных документов часть таких документов утверждена отдельными Постановлениями Госкомстата РФ, например, документация по учету труда и его оплаты, по учету кадров и так далее.

Ответственность за ненадлежащее ведение первичной документации

Замечание 2

В случае отсутствия первичной документации вне зависимости от ее влияния на налоговую базу организацию могут привлечь к ответственности в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ.

Величина штрафа за отсутствие первичной документации составляет:

  • 5000 рублей, при условии отсутствия влияния на налоговую базу и нехватки первичной документации за один налоговый период;
  • 15000 рублей, при условии отсутствия влияния на налоговую базу и нехватки первичной документации за несколько налоговых периодов;
  • 10% суммы неуплаченного налога (не менее 15000 рублей), при условии занижения налоговой базы.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/unificirovannye_pervichnye_dokumenty/

Помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: