Что такое работа с документами. Курсовая работа: Организация работы с документами на предприятии документооборот. Виды регламентных документов

Содержание
  1. Документооборот
  2.      Основные задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.
  3. Тема 6. Организация работы с документами
  4. Понятие «документооборот» и его развитие
  5. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)
  6. Организация документооборота
  7. Введение
  8. 1.1. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация
  9.          1.2.1. Прием и первичная обработка
  10. Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий
  11. Что такое документооборот
  12. Документооборот: определение
  13. Определение и назначение
  14. Как обеспечить оперативность движения документа оборота
  15. Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?
  16. Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота
  17. Основные принципы документооборота
  18. Правила хранения документации

Документооборот

Что такое работа с документами. Курсовая работа: Организация работы с документами на предприятии документооборот. Виды регламентных документов

Министерство образования Нижегородской области

Государственное образовательное учреждение  

Нижегородский государственный инженерно-экономический институт

(ГОУ ВПО НГИЭИ) 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Информационные технологии».

Тема: «Документооборот».   

Выполнила: студентка

экономического факультета

2 курса, группа 09БО

Созыкина А.А. 

Проверил: преподаватель

Васин Д.Ю. 

г. Княгинино

2011г.                                          

                                                                                                   С.

Введение……………………………………………………………………………3

1.Документ – основная составляющая документооборота……………………..4

2.Жизненный цикл документов…………………………………………………..6

3.Организация документооборота……………………………………………….8

4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11

5.Электронный документооборот……………………………………………….12

Заключение………………………………………………………………………15

Список использованной литературы……………………………………………16                   

Введение

     Основные задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.

      Источники информации теоретической основой данной работы – материалы периодической печати и материалы электронных ресурсов.      

1.Документ – основная составляющая документооборота

      Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Основой документооборота является документ.

     Документ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи ли изображения, оформленный по определенным правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента.

     Выделяют несколько типов документов, используемых в работе предприятия:

       – входящие. Это документы от внешних партнеров. Принимаются к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

      -исходящие.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

      -внутренние. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем.

После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы каждого из этих типов могут  быть  достаточны  разнообразны: письма,  распоряжения,  циркулярные  указания .

  Основное свойство документов — наличие реквизитов.

      Реквизит состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и т. д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этому объекту.

Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель.

На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называемый информационной совокупностью.

     Документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным  регистрационным номером. Для  входящих  документов  используется   однозначная   их нумерация по исходящим номерам: контрагент, номер исходящего у  контрагента, дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставляться  системой автоматически.

     Реквизиты документов у каждого заказчика свои, характерные  только  для него.  В  то  же  время  можно  выделить  общую  часть  реквизитов,   которые встречаются практически у всех партнеров.

К общим можно отнести: регистрационный номер документа – однозначно  позволяет  сослаться  на документ,  прошедший через канцелярию.  Структура   регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

Источник документа (контрагент)  –  указывает  на  источник  получения документа. Для входящих  документов  это  сторонняя  организация,  для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

Ответственный исполнитель документа – указывает  сотрудника,  которому поручено исполнение данного документа или который разработал  документ (для исходящих и  внутренних).  Исполнитель  документа  всегда  только один.

      Организация работы с документами закреплена в различных ГОСТах, разработана государственной системой документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

2.Жизненный цикл документов

      Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Жизненный цикл документа — период времени от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Стадия разработки документа включает в себя:

1)разработку содержания документа;

2)оформление документа;

3)утверждение документа.

      На стадии разработки документ считается неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. Стадия опубликованного документа включает в себя стадии:

      1)активный (интенсивный) доступ;

      2)активное хранение документа. Все сроки, которые необходимо хранить тот или иной документ, определяет комиссия экспертов в процессе проведения экспертизы. Они бывают постоянные и временные.

 На постоянные сроки следует определить те виды бумаг, которые считаются ценными практически и содержат исторически важную информацию. Прежде всего, к данному виду бумаг следует отнести отчеты финансового отдела предприятия.

Так же сюда включаются бумаги, которые говорят о создании предприятия, о его деятельности, процессах делопроизводства. Остальные бумаги следует хранить только временно. Здесь так же есть деление на долгосрочное хранение и краткосрочное.

К первому виду относятся все бумаги, которые хранятся больше чем десять лет, с момента исполнения документа. К краткосрочным относят документы, имеющие сроки хранения меньше чем десять лет.

 

Практически все документа с отдела кадров определяются как долгосрочные, то есть они хранятся не меньше семидесяти пятилетнего периода. 3)уничтожение документа. По истечении времени некоторые архивные документы теряют свою ценность для предприятия, однако продолжают оставаться источником информации для конкурентов. Таким образом, для исключения возможности использования устаревших сведений в каких-либо целях происходит уничтожение документов.

      Права на опубликованный документ – право на чтение. Кроме него могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.   

3.Организация документооборота

      Основным принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение.

      Основным инструментом работы с документом является автоматизация рабочего места, по возможности, объединение в локальные сети. Это позволяет централизованно отслеживать ход дела.

      Основным местом хранения документов является канцелярия. Основная задача канцелярии – обеспечение движения входящих документов.

      Выделяют следующие этапы прохождения документов:

      -прием;

      -регистрация;

      -рассмотрение;

      -передача;

      – контроль исполнения, систематизация,  формирование, составление описи, передача в архив.

      Прием поступающих в организацию документов осуществляется сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения.

При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

      При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

  • ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
  • полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

      При получении сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

Источник: https://www.referat911.ru/Deloproizvodstvo/dokumentooborot/11898-847700-place1.html

Тема 6. Организация работы с документами

Что такое работа с документами. Курсовая работа: Организация работы с документами на предприятии документооборот. Виды регламентных документов

Основныепонятия:

документооборот;принцип службы делопроизводства;организация документооборота;централизованный документооборот;документооборот уровня структурногоподразделения; входящий документ;исходящий документ; внутренний документ;регистрация документа; индексациядокументов в делопроизводстве; контрольисполнения документов; срок исполнениядокумента.

Понятие «документооборот» и его развитие

Понятие«документооборот» и сам термин возниклив делопроизводстве в 20-е годы. В трудахкрупных специалистов в областиуправленческого труда и делопроизводства,таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцеви др.

, были сформулированы основныеположения организации документооборота,даны теоретические обоснования главныхположений рациональной организациидвижения документов – распределениедокументов по исполнителям, сокращениеинстанций их прохождения, направлениедокументов непосредственному исполнителю,регламентацию подписания.

В литературетого времени была обоснована методикаобследования маршрутов движениядокументов, разработана технология ихдоставки.

Перваяпопытка нормативной регламентацииединых принципов организациидокументооборота была сделана в 1931 годуИнститутом техники управления в проекте«Общих правил документации идокументооборота». В проекте былиизложены правила организации работы сдокументацией и документооборота,правила приема, сортировки, доставки,исполнения, контроля отправки документов,т.е. все этапы обработки документов.

Государственныестандарты на термины и определения1970, 1983 гг.

, «Единая государственнаясистема делопроизводства» установилиединообразие понимания документооборотакак «движения документов в организациис момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки».

Утвержденная в 1988 году «Государственнаясистема документационного обеспеченияуправления. Основные положения. Общиетребования к документам и службамдокументационного обеспечения» уточнилапонятие «документооборот», включив внего и операцию «подшивка документа вдело».

ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство иархивное дело, термины и определения»,установил определение понятия«документооборотдвижениедокументов в организации с момента ихсоздания или получения до завершенияисполнения или отправки».

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организацияработы с документами – организациядокументооборота, хранения и использованиядокументов в текущей деятельностиучреждения.

Документооборотявляется важным звеном в организацииделопроизводства в организации(учреждении), так как он определяет нетолько инстанции движения документов,но и скорость движения документов. Вделопроизводстве документооборотрассматривается как информационноеобеспечение деятельности аппаратауправления, его документирования,хранения и использования ранее созданныхдокументов.

Основнымиправилами организации документооборотаявляются:

  • оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
  • максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
  • порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдениеэтих правил позволяет реализоватьосновной организационный принципслужбы делопроизводства– возможностьцентрализованного выполнения однородныхтехнологических операций.

Основойструктуры любого документооборотаявляется документ. Все документы(традиционные на бумаге и на магнитныхносителях) в комплексе должны бытьсогласованы путем соблюдения правилособенностей представления информациина каждом из носителей.

Организациядокументооборотаэтоправила, в соответствии с которымидолжно происходить движение документов.

Организация документооборота объединяетвсю последовательность перемещенийдокументов в аппарате управленияорганизации (учреждения), все операциипо приему, передаче, составлению иоформлению, отправке (и подшивке)документов в дело.

Документооборотявляется важной составной частьюделопроизводства и информационногообеспечения управления. Четкоорганизованный документооборот ускоряетпрохождение и исполнение документов ворганизации (учреждении).

Порядокпрохождения документов и организациявсех операций при работе с ними должныбыть регламентированы инструкцией поделопроизводству в организации(учреждении) и табелем унифицированныхформ документов.

Разделяютцентрализованный документооборотидокументооборот уровня структурногоподразделения. В централизованныйдокументооборот входит вся документация,подлежащая централизованной регистрации.Документы, учитываемые только вструктурных подразделениях, составляютдокументооборот уровня структурногоподразделения.

Какправило, централизованный документооборотпредставлен организационно-распорядительнойдокументацией, а документооборот уровняструктурного подразделения –специализированной документацией,обеспечивающей основные направлениядеятельности организации (в него могутвходить и организационно-распорядительныедокументы).

В крупныхорганизациях существует отдельноеструктурное подразделение, в задачикоторого входит обеспечениецентрализованного документооборота.

Структурное подразделение можетназываться по разному: управлениеделами, канцелярия, общий отдел и т.п.

Ворганизациях, где объем централизованногодокументооборота не настолько велик,чтобы им занималось самостоятельноеподразделение, функции по его поддержаниюмогут быть возложены на секретаряруководителя организации.

Выделяюттри основных типа документов, составляющихцентрализованный документооборот.

Входящийдокументдокумент, поступившийв учреждение. Большинство входящихдокументов должны порождать соответствующиеисходящие, в установленные сроки. Срокимогут быть установлены нормативнымиактами, предписывающими то или иноевремя ответа на соответствующий входящийдокумент, или могут быть указаннынепосредственно во входящем документе.

Исходящийдокументофициальныйдокумент, отправляемый из учреждения.Большинство исходящих документовявляются ответом организации на входящиедокументы. Некоторая часть исходящихдокументов готовится на основе внутреннихдокументов организации. Небольшое числоисходящих документов может требоватьпоступления входящих документов(например, запросы в другие организации).

Внутреннийдокументофициальныйдокумент, не выходящий за пределыподготовившей его организации.Данные документы используются дляорганизации работы учреждения(организации), так как они обеспечиваютцеленаправленное решение управленческихзадач в пределах одной организации.

Квнутренним документам относятсяорганизационно-правовые,организационно-распорядительныедокументы.

Самостоятельные группывнутреннего документооборота составляютпротоколы и акты, плановые и отчетныедокументы, документы по учету материальныхи денежных средств, оборудования,внутренняя служебная переписка(докладные, объяснительные записки)личного состава и т.д.

Через канцеляриюпроходят не все внутренние документы,а только переписка наиболее крупныхструктурных подразделений организации(особенно если они территориальноразнесены) и приказы руководителяорганизации. Через канцелярию такжепроходят внутренние документы, порождающиеисходящие документы.

Схема движения и технология обработкидокументов

Источник: https://studfile.net/preview/5906190/page:26/

Организация документооборота

Что такое работа с документами. Курсовая работа: Организация работы с документами на предприятии документооборот. Виды регламентных документов

35

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………………….3

I. Теоретические основы документирования на предприятии

1.1. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация………………………………………………………………………………….5

1.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

1.2.1.Прием и первичная обработка………………………………………………….11

1.2.2. Передача документов…………………………………………………………..14

1.3.Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами…………………………………………………………………………………..15

1.4. Правила обработки исходящих документов……………………………………20

1.5. Проблема совершенствования документооборота……………………………..21

II. Методы совершенствования документирования………………………………….25

Заключение……………………………………………………………………………42

Список литературы…………………………………………………………………….43

Приложения…………………………………………………………………………….45

Введение

          В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

          К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

Данная курсовая работа представляет собой анализ проблем совершенствования документооборота и имеет своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документооборота на предприятии.

Задачи курсовой работы:

– изучение теоретических основ построения документооборота на предприятии;

– анализ проблем совершенствования документооборота на предприятии;

– исследование методов совершенствования документооборота на предприятии.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.

В первой части работы «Теоретические основы документирования на предприятии» рассмотрены понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация, проанализированы основные правила организации документооборота на предприятии, проблема совершенствования документооборота.

Во второй части «Методы совершенствования документирования» непосредственно раскрывается тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документирования управленческой деятельности.

1.1. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация

Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления.

Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарат из одного структурного подразделения в другое, передачей технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно,

скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-годы. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзелье, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др.

, сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями.

Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания.

          Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления.

В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов.

В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.

Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами — Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963г.) не имели в своем составе разделов по организации документооборота.

В эти годы в литературе термин «документооборот» практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заменяли термином «организация переписки».

Термин «документооборот» в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество), поэтому в нормативных документах 1960-х годов

внимание уделяется не движению документов, а отдельным технологическим операциям, выполняемым в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.

В середине 1970-х годов период во всех прикладных разработках и исследованиях документационных процессов проводится углубленное изучение параметров документопотоков, разрабатывается методика обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик.

Проведение широких исследований такого плана связано как с документоведческими прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением автоматизированных систем управления (АСУ).

При разработке информационного обеспечения автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов.

Комплексное исследование делопроизводства в аппаратах управления различных уровней в значительной части было посвящено проблемам организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:

– отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;

– наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;

– неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);

– несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;

– отсутствие правил передачи документов, их доставки; курьерской связи.

            Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

– оперативность движения;

– единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

– однократность операций одинакового целевого назначения;

– исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений.

Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов.

Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов.

Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами — совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

– объединение различных источников документной информации в единую сеть;

– организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;

– устранение дублирования информационных и документационных потоков;

– унификацию приемов работы с документами.

В основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета.

Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов.

Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. [6]

         1.2.1. Прием и первичная обработка

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизо­ванно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделе­ний службы.

В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями.

В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е.

прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Источник: https://student.zoomru.ru/delo/organizaciya-dokumentooborota/123521.973618.s1.html

Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Что такое работа с документами. Курсовая работа: Организация работы с документами на предприятии документооборот. Виды регламентных документов

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота.

Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив.

Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

  • кадровую;
  • производственную;
  • административно-хозяйственную;
  • управленческую;
  • бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

  • входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
  • исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
  • внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями.

В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы.

Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Как обеспечить оперативность движения документа оборота

Документооборот: кратко о формах

Основным правилом, касающимся организации документооборота, служит его оптимизация. Необходимо максимально сократить все промежуточные «остановки», чтобы иметь возможность обеспечить оперативное движение документов. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота:

  1. Централизованная
    — она предполагает сосредоточение всех видов документации в одном месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровая служба. На такие отделы возлагают обязанности по регистрации, обработке, хранению материальных носителей информации.
  2. Децентрализованная
    — такая форма характеризуется тем, что все документы сосредоточены в нескольких структурных подразделениях, где с ними и проводятся необходимые операции. Эта форма уместна при наличии в организации нескольких структурных подразделений, которые удалены друг от друга территориально.
  3. Смешанная
    — форма совмещает в себе все характеристики двух предыдущих форм. В отдельных службах организации регистрируют, обрабатывают и хранят определенную документацию. При этом есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через нее пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Форму документооборота выбирают исходя из размера, структуры самой организации. Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и бумагами занимается определенный сотрудник.

При смешанных формах в крупных компаниях создают отдельную службу, которая занимается документооборотом. Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых многочисленные структурные подразделения расположены удаленно.

В таком случае документы хранятся в нескольких офисах.

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Смотреть подсказку

Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии.

В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы.

При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая — корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

Основные принципы документооборота

Если в организации происходит несвоевременная доставка материальных носителей информации, действия по работе с бумагами или электронными файлами дублируются, осуществляется неправильная сортировка и не обеспечивается надежное хранение, это говорит о том, что документооборот осуществляется неправильно. Такие действия могут привести к нарушению работы всей организации. Поэтому необходимо изучить основные принципы обеспечения бесперебойной деятельности:

  • четкость:
    все электронные файлы и бумажные носители двигаются без различного рода препятствий в четко заданном направлении, для этого разрабатывают определенную схему движения;
  • непрерывность:
    этот принцип обозначает постоянное движение документопотока, поможет в этом равномерное распределение нагрузки на всех ответственных сотрудников;
  • ритмичность
    : то есть определение сроков обработки документации, для этого разрабатывают регламент регулирования документопотока;
  • параллельность
    : при которой одна и та же работа не выполняется несколькими сотрудниками.

Все указанные принципы являются самостоятельными, но в то же время взаимосвязаны между собой. При нарушении одного принципа разлаживается вся система.

Схемы потока документов в организации

Смотреть все схемы

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Источник: https://bogunskaia.ru/biznes-idei/dokumentooborot-eto.html

Помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: